Amaç

• Her türlü belgenin/dokümanın belli sistematiğe (TSE 13298) göre yönetilmesi,
• Dinamik dijital arşivleme ve istenilen dokümana etkin erişimin sağlanması,
• Kağıt ve zaman kayıplarını engelleme,
• Uzun vadede yüksek maddi kazanç,
• İnsan ve ortam yoksunluğundan kaynaklı, güvenlik ve muhafaza sorunlarının giderilmesi,
• İzlenebilir, şeffaf ve demokratik iş yönetimi,
• Arşiv için büyüyen fiziksel mekân ihtiyaçlarının ortadan kaldırılması. Kısa vadede yüksek maddi tasarruf,
• Kurumsal hafızanın oluşturulması,
• E-imza ve mobil imza teknolojileri ile modern yönetim anlayışının benimsenmesi,
• Belgenin dolaşımı anında durum takibi.

AKGÜN EBYS Özellikleri

• Dijital arşiv ve dosya tasnif planı yönetimi,
• Organizasyon yapısı ve kullanıcı yönetimi,
• E-imza, paraf ve zaman damgası desteği,
• Mobil uygulama,
• Grafiksel ve detaylı raporlama,
• Saklama planı yönetimi,
• Elektronik belge kayıt işlemleri,
• Gelişmiş havale seçenekleri,
• Erişim kontrolü ve güvenlik,
• Üstün yetenekli arama motoru,
• İş akışı tasarımı ve yönetimi,
• E-posta entegrasyonu,
• Ayrık imza teknolojisi,
• Dâhili, zengin metin editörü,
• Bilinen dosya formatlarında, gelişmiş görüntüleme aracı,
• Uyarı sistemi,
• Vekalet sistemi,
• Ajanda modülü,
• 128 bit dosya şifreleme,
• Organizasyon adaptasyonu,
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) entegrasyonu,
• Devlet teşkilatı merkezi veritabanı entegrasyonu,
• E-yazışma teknik rehberi (EYP) uyumluluğu.

AKGÜN EBYS Faydaları

• Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir,
• Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderebilir,
• Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir,
• Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir,
• Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir,
• Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkânı sağlar,
• Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir,
• Belgelerin birden fazla noktaya (örneğin tüm illere) aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir,
• İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekâlet verilebilir,
• Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir,
• Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliğini sağlar,
• İlerleyen dönemlerde dijital imzanın hayata geçirilmesi ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesi ve kağıtsız ofise geçiş sağlanabilir,
• E-imza ve mobil imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların dijital ortamında yapılabilmesi sağlanır.
• Mobil uygulama ve mobil imza ile mobil cihazlardan işlemler yapılabilmesi sağlanır.
• Dijital arşiv modülü sayesinde fiziksel arşivin dijital ortama aktarılması sağlanabilir.
• Kalite dokümanlarının elektronik ortamda yönetilmesi sağlanır.