Sayısallaştırma, kağıt ortamdaki arşivlerin sayısal (dijital) veriye dönüştürülmesi işlemidir. Çoğunlukla arşiv tarama olarak özetlenip küçümsenen bu dönüşüm aslında  kağıt ortamındaki evrakların taranması, akıllandırılması (niteleme alanlarına göre veri girişi ve indeksleme yapılarak belgenin belli kriterlerle aranıp bulunabilmesinin sağlanması), OCR işleminden geçirilerek tam metin aramaya hazır hale getirilmesi, fiziksel adresin kayıt altına alınması gibi adımları içerir.  Başarılı bir sayısallaştırma işleminin sonucunda tamamen evrak bazlı çalışan kurumların dahi fiziksel evraklara dokunmaya ihtiyaç duymadan tamamen bilgisayar sisteminde çalışmaları hedeflenir.  Yani evrakların taranarak sayısallaştırması dijital arşive geçişin anahtar noktasını oluşturmaktadır, bu aşama olmadan güncel evrakların elektronik ortamda üretilip işlenmesi tek başına anlam ifade etmeyecektir.

LaciTek kamu ve özel sektör kuruluşlarına verdiği arşiv sayısallaştırma hizmetleri yanında, sayısallaştırma sektöründe taahhüt işleri yapan bir çok şirkete de yazılım-teknoloji, proje yönetimi ve anahtar teslimi alt yüklenicilik gibi hizmetler vermektedir. Dünyada yaşanan sayısal dönüşüm ve ülkemizde özellikle e-devlet hamlesiyle hız kazanan sayısallaştırma projeleri için hizmetlerimiz dört başlık altında toplanmaktadır.

Arşiv taraması bir çok kurum ve şirket açısından gereken önem verilmeden planlandığı için başarısız olabilmektedir. LaciTek bünyesinde bizler her bir arşiv tarama projesini terzi dikimi olarak ele alıp müşterimiz kurum veya şirketin ihtiyaçlarını, gelecek planlamalarını ve gerekli diğer bir çok bileşeni tecrübemizle değerlendirerek kurgulamaktayız. Bu sayede arşiv sayısallaştırma projelerimiz sektörümüzdeki yaygın örneklerin aksinde tam planlanan zamanda ve en yüksek başarıyla tamamlanabilmektedir.

Arşiv sayısallaşttırmanın gözardı edilen önemli bir boyutu evraklar için sigorta niteliği taşımasıdır. Yangınlar, su basmaları, fare gibi kemirgenler ve haşerelerin dokümanlara zarar vermesi, arşivden hırsızlıklar gibi tehlikelere karşı önlem olarak arşivin dijital ortama aktarılmış olması ciddi koruma sağlayacaktır. Üstelik dijital ortamdaki arşivleri çok düşük maliyetle farklı lokasyonlarda yedeklemek de mümkündür.

Evrakların sayısallaştırılması fiziksel olarak ihtiyaç duyulan mekanlardan tasarruf edilmesi, fiziksel arşivin daha az saklama maliyeti bulunan uzak lokasyonlarda depolanmasına imkan vermesi gibi katkılarıyla kendisini amorti edebilen bir hizmettir. Örneğin şehrin merkezinde metrekaresine onlarca lira kira ödenen merkez ofisiniz yerine çok daha ucuz maliyetli bir lokasyonda evraklarınızı depolayabilir ya da arşiv saklama hizmetlerimizden faydalanarak evraklarınızın güvenli ve ekonomik olarak saklanmasını sağlayabilirsiniz. Sayısallaştırmanın ekonomik avantaj sağlayadığı bir diğer gider kalemi ise personel maliyetleridir. Arşivinizde evrak bulma, düzenleme, takip için ayırdığınız personel maliyetine katlanmak zorunda değilsiniz, tüm evraklarınıza tek tuşla erişerek zamandan ve maliyetlerden tasarruf edebilirsiniz.

Yazılım Hizmetleri

Sayısallaştırma süreci ve sonrasında (Arşiv yönetim sistemi, doküman yönetim sistemi, elektronik bilgi ve belge yönetim sistemi gibi)  ihtiyaç duyulan yazılımlardır. Belgeler için teslim-tesellümden başlayıp barkod üretilmesi, tarama, niteleme, arşivleme, sorgulama, fiziksel adresleme, kurumun diğer sistemleriyle entegrasyon gibi süreçleri yönetmek üzere geliştirilmiş, her türlü projeye hızla uyarlanarak devreye alınabilen yazılımlarımız için satış ve kiralama hizmetleri verilmektedir.

LaciTek kendi arşiv sayısallaştırma yazılımlarının da en önemli müşterisi olduğundan tüm yazılımlarımız gerçek hayat tecrübeleriyle sürekli geliştirme aşamasındadır. LaciTek’in yapay zeka (doğal dil işleme, görüntü işleme) alanındaki tecrübesi yazılımlarımıza ayrı bir değer katmaktadır. Bu sayede sistemlerimizin hata oranları azaltılmakta, operatör maliyetleri ciddi anlamda azalmaktadır. Bu sayede sektörümüzün önde gelen şirketlerindne bir çoğu projelerinde LaciTek yazılım altyapısına güvenmekte ve bu güvenin karşılığını maddi ve manevi olarak almaktadırlar.

Danışmanlık ve Proje Yönetimi Hizmetleri

Bizim yazılımlarımız yahut başka yazılımlar kullanılarak kurumların kendi bünyesinde gerçekleştirmek istedikleri doküman sayısallaştırma projeleri için tecrübe ve birikimlerimizden (know-how) faydalanarak başarıya ulaşılmasına yönelik danışmanlık hizmetleridir. Bu hizmetler basit anlamda soru-cevap desteği biçiminden sistem ve ekip kurulumu, proje yöneticisi sağlanmasına kadar geniş bir yelpazeye yayılabilmektedir. Danışmanlık hizmetlerine esas uzmanlık alanlarımız

– TS13298 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ STANDARTLARI
– KAMU İHALE KANUNU UZMANLIĞI
– TS13212 ARŞİV MEKAN STANDARTLARI
– 2008 BAŞBAKANLIK SDP GENELGESİ
– EBYS İÇİN KURUM ANALİZLERİ
– KURUMUN STANDART DOSYA PLANLARININ (SDP) HAZIRLANMASI
– RESMİ YAZIŞMA KURALLARI
– 5070 E-İMZA KANUNU
– KEP (KAYITLI ELEKTRONİK POSTA MEVZUATI İLE İLGİLİ BİLGİLENDİRME)
– FİZİKSEL ARŞİV MEKANLARININ DETAYLARI (RAYLI DOLAP, AÇIK DOLAP VB.)
– MAHALLİ İDARELER GENEL MÜDÜRLÜĞÜ STANDART DOSYA PLANI
– KURUMLARA ŞARTNAME TEKNİK HAZIRLIĞI
– DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİNE DAYANARAK KURUMLARA EBYS VE ARŞİV HİZMETLERİ YÖNERGESİ HAZIRLANMASI

olarak sıralanabilir.

Personel Kiralama

Sayısallaştırma projeleri genelde kısa süreli ve tecrübeli personel isteyen projeler olduğundan kurumların kendi günlük işleri için istihdam ettikleri personellerle yürütülmesi zor ve maliyetli olabilmekte, bu projelerde kullanılan personellerin yüklendikleri günlük işlerin aksamasına sebebiyet vermektedir. Çözüm bu projelerde kullanılacak personellerin proje süresince kiralanması yoluna gidilmesidir. İhtiyaçlarınıza uygun personeller en kısa zamanda sağlanacak ve tecrübeleriyle projelerinizi başarıya taşıyacaklardır.

Tecrübeli personeller sayısallaştırma projelerine önemli ölçüde değer katacaktır. Milyonlarca sayfanın sayısallaştırılmasında görev almış personellerimizin “binde bir” diyip küçümseyeceğiniz bir olasılıktaki sorunla binlerce kere karşılaşmış olmaları karşınıza çıkacak hemen her soruna hızlıca çözüm üretmelerine imkan sağlamaktadır.

Anahtar Teslimi Projeler

Yukarıda sayılan hizmetlerimizin tümünü bir arada almak isterseniz anahtar teslimi uçtan uca projelerle arşivinizi bize emanet edebilirsiniz. Tamamen istek ve ihtiyaçlarınıza uygun olarak planlanıp yürütülecek projelerde profesyonel bir ekiple çalışmanın rahatlığını tüm benliğinizle hissedeceksiniz. Tek yapmanız gereken bizimle irtibata geçmek…