Konuk Yazar: Ali Bulut - Sovos, Kıdemli Satış Direktörü

Zorunlu E-Defter Geçişi İçin Son Günler: 1 Ocak 2023’e Hazır Mısınız?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) tebliği ile 1 Temmuz 2022 tarihinden itibaren e-Fatura uygulamasını kullanmaya başlayan mükelleflerin 1 Ocak 2023 itibarıyla da e-Defter uygulamasına geçiş yapmaları gerekiyor. Konuyla ile ilgili en çok sorulan soruları dikkate alarak, e-deftere geçiş sürecinde bilinmesi gerekenleri bu yazıda bir araya getirdik.

Defterlerin saklanma maliyetini azalttığı ve noter onayı gibi işlemlerin yerine geçerek zaman tasarrufu sağladığı için e-deftere gönüllü geçişlerde artış yaşanırken son dönemde ise Ocak 2023’teki zorunlu geçiş dönemi ile gündemde olduğu görülüyor.

E-Defter temel olarak, tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin dijital ortamda oluşturulduğu, berat adı verilen dijital dosyalarla GİB’e iletildiği bir sistem. Bu sistem kullanıcılarına; defterlerin dijital yöntemlerle daha güvenilir ortamlarda saklanması, denetim süreçlerinde doğru veriye ulaşma süresinin kısalması ve vergisel süreçlere uyumluluk artışı gibi pek çok avantaj sağlıyor.

Defterlerin saklanma maliyetini azalttığı ve noter onayı gibi işlemlerin yerine geçerek zaman tasarrufu sağladığı için e-deftere gönüllü geçişlerde artış yaşanırken son dönemde ise Ocak 2023’teki zorunlu geçiş dönemi ile gündemde olduğu görülüyor.

E-Defter temel olarak, tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve büyük defterin dijital ortamda oluşturulduğu, berat adı verilen dijital dosyalarla GİB’e iletildiği bir sistem. Bu sistem kullanıcılarına; defterlerin dijital yöntemlerle daha güvenilir ortamlarda saklanması, denetim süreçlerinde doğru veriye ulaşma süresinin kısalması ve vergisel süreçlere uyumluluk artışı gibi pek çok avantaj sağlıyor.

Başvurular Aralık ayında tamamlanmalı

GİB’in ilgili tebliği ile 1 Temmuz 2022’de e-Faturaya geçen bütün mükelleflerin Ocak 2023 itibarıyla e-Defter uygulamasını kullanmaya başlaması gerekiyor. Geçiş sürecinde yapılması gereken işlemlerin alacağı zaman da dikkate alınarak, mükelleflerin Aralık ayında mutlaka başvurularını yapmaları gerekiyor. E-Defter kullanımına başlarken yapılması önerilen önemli adımlar ise şu şekilde sıralanabilir:

• Gerçek kişi mükelleflerin elektronik imza, tüzel kişi mükelleflerin ise mali mühür için başvuru yapması,
• GİB’in internet sitesi üzerinden defter seçimi yapılması, ardından özel entegratöre bilgi verilmesi,
• Eş zamanlı olarak mevcut muhasebe kayıtlarının GİB’in belirlediği teknik usullere göre düzenleneceği uyumlu bir yazılım seçilerek test ortamında çalışmalara başlanması,
• E-defterlerin imzalanması, bu e-defterler kullanılarak berat oluşturulması ve beratın GİB’e iletilmesi,
• GİB’in onayının alınması,
• Tüm bu belgelerin imzalı halinin 10 yıl boyunca saklanması.

Rehber eşliğinde süreç yönetimi

Konuyla ilgili yakın zamanda yayınlanan webinarda da detaylı anlatıldığı gibi; az sayıda fakat dikkatli adımlarla ilerlenmesi gereken bu süreci bir rehber (özel entegratörler) eşliğinde sürdürmek, özellikle defterlerin içeriğinde sonradan değişiklik yapılamadığı için büyük önem taşıyor.

1 Ocak 2023’e kadar e-Defter uygulamasını kullanmaya başlamamış, hesap dönemine ait beratların zamanında yüklenmesini sağlamamış olan mükelleflerin cezai yaptırımlarla karşılaşması söz konusu olabiliyor. Bu sebeple mükelleflerin, e-Defter yükleme sürelerini dikkatle takip etmesi önerilmektedir.